Integración Calendly con WhatsApp Business
Integra Calendly con AnswerForMe para agendar reuniones automáticamente desde WhatsApp sin intervención humana. Con más de 3,000 profesionales y equipos de ventas en LATAM usando esta integración, eliminas completamente el ping-pong de 'cuándo te viene bien' y reduces el tiempo de agendamiento de 3 días a 30 segundos. La IA entiende solicitudes como 'necesito una demo el martes por la tarde', verifica disponibilidad en tu Calendly en tiempo real, propone horarios disponibles y confirma la cita automáticamente, enviando invitaciones de calendario y enlaces de Zoom/Google Meet sin que toques un solo botón.
Beneficios
Agendamiento conversacional automático: la IA entiende solicitudes en lenguaje natural ('necesito una demo el próximo martes', 'estoy libre por las mañanas esta semana') y propone horarios disponibles de tu Calendly sin que el usuario tenga que abrir enlaces externos
Sincronización bidireccional en tiempo real con Calendly: cualquier cambio en tu disponibilidad se refleja al instante en las respuestas de la IA, evitando double-bookings y asegurando que solo se ofrezcan slots realmente disponibles
Gestión automática de múltiples tipos de eventos: configura demos (30 min), consultas (60 min), onboardings (45 min) y la IA selecciona el tipo correcto según el contexto de la conversación, respetando buffers y límites diarios de cada tipo
Detección y manejo inteligente de zonas horarias: la IA detecta la ubicación del cliente (Ciudad de México, Buenos Aires, São Paulo) y propone horarios en su zona horaria local, eliminando confusiones y no-shows por errores de hora
Reprogramación y cancelaciones gestionadas por IA: clientes pueden reprogramar o cancelar citas directamente por WhatsApp ('necesito mover la reunión del jueves'), la IA busca nuevo slot disponible, actualiza Calendly y envía confirmación automática sin intervención humana
Recordatorios automáticos inteligentes vía WhatsApp: envía recordatorios 24h antes con opción de confirmar/reprogramar, y recordatorio 1h antes con enlace de videollamada, ayudando a reducir significativamente los no-shows
Generación automática de enlaces de videollamada: la IA crea automáticamente salas de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams según tu configuración de Calendly, y los envía en el mensaje de confirmación con instrucciones claras
Calificación previa de leads durante agendamiento: mientras agenda, la IA puede hacer preguntas de calificación configurables ('¿cuál es el tamaño de tu empresa?', '¿cuál es tu presupuesto mensual?') y guardar respuestas en campos custom de Calendly o tu CRM
Manejo de disponibilidad para equipos: si múltiples personas de tu equipo usan Calendly con round-robin o collective scheduling, la IA respeta esas reglas y asigna reuniones correctamente según availability de cada miembro
Integración con workflows de seguimiento: después de cada cita agendada, puede disparar automáticamente envío de materiales preparatorios, formularios pre-meeting, o secuencias de nurturing mientras esperan la fecha de la reunión
Cómo empezar
Conecta tu cuenta de Calendly con OAuth seguro
En AnswerForMe, ve a Integraciones > Calendly > Conectar. Serás redirigido a Calendly para autorizar acceso con OAuth2. Concede permisos para ver disponibilidad, crear/editar eventos y acceder a configuraciones de tipos de eventos. La conexión es instantánea y completamente segura (no compartimos credenciales, solo tokens con permisos específicos).
Selecciona tipos de eventos que quieres ofrecer por WhatsApp
Elige qué event types de Calendly estarán disponibles para agendamiento automático: 'Demo 30 min', 'Consulta inicial 60 min', 'Follow-up 15 min', etc. Puedes tener múltiples tipos activos. La IA aprenderá cuándo sugerir cada uno según contexto de la conversación (si cliente pide cotización → demo, si ya es cliente → follow-up).
Configura preferencias de agendamiento inteligente
Define reglas: ¿Cuántas opciones de horario proponer inicialmente? (default: 3 slots). ¿Cuál es el tiempo mínimo de anticipación? (ej: no agendar citas con menos de 2 horas de aviso). ¿Qué días/horarios priorizar? (ej: preferir mañanas martes-jueves). ¿Enviar materiales pre-meeting automáticamente? La IA respetará todas estas preferencias.
Personaliza mensajes de confirmación y recordatorios
Customiza el tono y contenido de mensajes automáticos: confirmación inmediata ('¡Listo! Agendé tu demo para [fecha] a las [hora]. Te envié invitación de calendario.'), recordatorio 24h antes, recordatorio 1h antes con enlace. Puedes incluir instrucciones específicas ('trae tus reportes de ventas actuales', 'prepara 3 preguntas clave').
Configura preguntas de calificación opcionales
Si quieres calificar leads durante agendamiento, define preguntas que la IA hará automáticamente: '¿Cuántas personas tiene tu equipo?', '¿Qué herramientas usan actualmente?', '¿Cuál es tu principal desafío?'. Respuestas se guardan como notas en el evento de Calendly y opcionalmente se sincronizan con tu CRM (HubSpot/Salesforce).
Activa agendamiento automático y prueba
Activa la integración. Haz una prueba enviándote un WhatsApp con una solicitud de reunión ('necesito una demo el jueves'). Verás cómo la IA consulta tu Calendly en tiempo real, propone slots disponibles, y al confirmar, crea el evento automáticamente y envía invitación. Revisa que el evento aparezca correctamente en Calendly y tu calendario conectado (Google/Outlook).
Monitorea métricas de agendamiento y optimiza conversión
Accede a analytics de agendamiento: ¿cuántas solicitudes de reunión recibes por WhatsApp? ¿Qué % se convierten en cita agendada? ¿Cuál es la tasa de no-shows? ¿Qué horarios/días tienen más demanda? Usa estos datos para optimizar tu disponibilidad en Calendly y tus flujos de recordatorios para maximizar asistencia.
Preguntas Frecuentes
¿La IA respeta correctamente zonas horarias internacionales?
¿Puedo tener múltiples tipos de reuniones y la IA elige automáticamente?
¿Qué pasa si mi disponibilidad cambia después de que alguien agenda?
¿Cómo maneja la IA reprogramaciones y cancelaciones solicitadas por clientes?
¿Los recordatorios automáticos realmente reducen los no-shows?
¿Puedo usar esto con Calendly Teams o solo con cuenta individual?
¿Se generan automáticamente enlaces de Zoom/Google Meet/Teams?
¿Puedo hacer preguntas de calificación mientras la IA agenda la cita?
Datos clave
- ⚡ Setup en 2 minutos con OAuth de Calendly oficial
- 🔄 Sincronización en tiempo real con disponibilidad actualizada cada 30 segundos
- 📊 Profesionales y equipos en LATAM confían en esta integración
- 🎯 Reduce tiempo de agendamiento de 3 días promedio a 30 segundos
- 🌍 Soporte automático para 40+ zonas horarias con detección inteligente
- 📹 Generación automática de enlaces Zoom/Google Meet/Teams
- 🔔 Recordatorios automáticos 24h y 1h antes vía WhatsApp
Ideal para
Profesionales independientes, equipos de ventas, consultores, coaches, reclutadores y equipos de soporte que agendan 10+ reuniones semanales y pierden tiempo coordinando horarios. Ideal para cerrar demos, consultas, entrevistas, onboardings y reuniones de soporte. Especialmente valioso para empresas con equipos distribuidos en múltiples zonas horarias que necesitan agendamiento 24/7 sin fricción.
Consejo de Experto
Pro tip: WhatsApp tiene tasas de apertura superiores al email, ideal para atención al cliente inmediata.
¿Listo para automatizar?
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